L'erreur de planification: pourquoi vous manquez vos délais et que faire à ce sujet

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À quelle fréquence vous trouvez-vous en course à la dernière minute pour terminer une tâche?

Si vous avez déjà manqué un délai, l'erreur de planification pourrait bien être le coupable.

La plupart des gens sont plus conscients du temps et de la façon dont ils l'utilisent. Ils ont une meilleure conscience de combien ils dépenseront pour des tâches imminentes.

D'autres sont très enclins à être optimistes lors de leur «budgétisation». Ils affichent un biais d'optimisme et sous-estiment le temps nécessaire à chaque tâche de la journée.

Il s'agit d'un écueil courant lors de la gestion du temps, appelé «l'erreur de planification».

Nous sous-estimons systématiquement le temps qu'il faudra pour écrire un article, un livre électronique, enregistrer un podcast, réaliser un projet parallèle ou organiser une réunion.

L'erreur de planification a été proposée pour la première fois par Daniel Kahneman et Amos Tversky en 1979.

Ce phénomène peut se produire indépendamment de votre connaissance du fait que des tâches antérieures de nature similaire ont pris plus de temps que prévu.

«Plus vous avez d'étapes dans un projet ou une tâche sur lequel vous travaillez, plus vous avez de chances de tomber dans un piège et cela se révélera atypique», écrit Julia Galef de Big Think.

Planifier l'erreur est l'un des biais cognitifs les plus courants et les plus systématiquement démontrés.

Par exemple, une maison ne peut être construite à temps que s'il n'y a pas de retards de livraison, pas d'absences des employés, pas de conditions météorologiques dangereuses, etc.

Même si chaque obstacle est peu probable, il y a une forte probabilité qu'au moins un se produise.

Dans chaque projet, les gens considèrent rarement les «si», c'est pourquoi ils sous-estiment les délais d'exécution de leurs tâches.

La bonne nouvelle est qu'être conscient de la façon dont les biais cognitifs vous affectent peut vous aider à les rechercher et à changer votre comportement pour compenser.

Résistez à la tyrannie de l'urgence

Selon la recherche, les tâches et les interruptions de la taille d'une bouchée peuvent perturber la concentration jusqu'à une demi-heure.

L'urgence détruit la productivité. Votre capacité à distinguer les tâches urgentes et importantes a beaucoup à voir avec votre réussite.

Dwight D. Eisenhower a dit un jour: "Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important."

Les tâches urgentes nécessitent votre attention immédiate: appels téléphoniques, réunions, tâches avec des délais serrés et autres problèmes qui vous obligent à agir rapidement.

Des tâches importantes aident à faire avancer les objectifs à long terme et à réaliser des projets sérieux. Ce sont des tâches qui poussent l'aiguille.

Mais malheureusement, nous avons tendance à mettre de côté les tâches importantes et à traiter les tâches urgentes qui procurent un sentiment d'accomplissement rapide, mais n'aident pas à faire avancer les objectifs à long terme.

Kat Boogaard de Trello explique: «Nos cerveaux ont la tendance pas si utile de confondre un travail réel et productif avec ces autres petites tâches subalternes et insensées. En vous éloignant totalement de votre esprit (et de votre liste de choses à faire) pour l'instant, vous ne serez pas tenté de coder en couleur votre boîte de réception alors que vous devriez réellement terminer cette présentation qui doit arriver dans deux heures. »

Apprenez à limiter le temps que vous perdez sur des tâches non urgentes / non importantes.

L'approche fondamentale pour résoudre ce cercle vicieux du travail consiste à comprendre la différence entre les tâches urgentes et les tâches importantes.

Divisez les grandes tâches en petits morceaux

Plus votre tâche ou projet comporte d'étapes, plus il y a de chances que quelque chose se passe mal.

Lorsque vous faites des prévisions, faites attention aux étapes que vous devez prendre, et pas seulement au résultat.

Les gens qui tergiversent se sentent souvent dépassés et la tâche semble insurmontable.

En divisant un projet plus important en tâches plus petites, le travail est plus facile à gérer et moins intimidant.

Pensez à chaque composant impliqué dans le processus et allouez-lui du temps pour qu'il soit terminé.

Examinez les parties de n'importe quelle tâche et déterminez étape par étape ce que vous devez faire pour le faire.

Créez un calendrier pour terminer vos tâches. Avoir une date limite vous rendra plus concentré pour chaque tâche.

Donnez-vous 30 minutes pour terminer quelque chose ou une heure. Si la tâche est trop volumineuse pour être achevée en une heure, divisez-la en tâches plus petites et définissez la date et l'heure sur ces tâches plus petites.

Pour vous aider à respecter vos nouvelles heures de travail, fixez des rendez-vous à 30 minutes après votre arrêt de travail. Donc, si vous vous dites que vous allez absolument quitter le travail à 17 h (ou mieux, à 15 h), fixez un rendez-vous à 17 h 30 et respectez-le.

Fixez-vous une date limite stricte.

Fixez-vous un objectif précis pour la fin de cette durée et fixez-le dans la pierre.

Si vous fixez un délai plus serré pour chacune de vos tâches aujourd'hui, vous serez inspiré pour trouver le moyen le plus productif de respecter ces délais et de faire votre travail.

Faites une liste des tâches que vous devez accomplir d'ici la fin de la journée. Ensuite, réfléchissez au temps qu'il faudra pour accomplir chacune de ces tâches.

Une fois que vous aurez commencé votre travail, vous découvrirez que vous êtes dans une course contre la montre.

C'est exactement ce que vous voulez, car cela vous inspirera pour le faire.

Lorsque vous avez terminé, jetez un coup d'œil en arrière et voyez comment vous vous en êtes tiré. Mesurez vos progrès et améliorez-vous en conséquence.

Avez-vous gonflé le temps requis pour certaines tâches?

Il peut y avoir des tâches pour lesquelles vous ne pouvez tout simplement pas réduire des heures ou d'autres pour lesquelles vous pouvez couper encore plus de temps.

Ajustez votre emploi du temps pour travailler mieux, plus rapidement et plus intelligemment.

Utilisez la technique Pomodoro

Commencez à suivre votre temps pour avoir une idée plus réaliste de la durée des projets et des tâches spécifiques. Cela peut facilement remplacer votre biais d'optimisme et garder vos attentes sous contrôle.

La technique de Pomodoro nous apprend à travailler avec le temps, au lieu de lutter contre lui. Il peut vous aider à maîtriser les distractions et à faire avancer les choses en de courtes rafales.

La technique Pomodoro, strictement consacrée à la gestion du temps, a été développée par l'entrepreneur italien Francesco Cirillo. Il a créé cette habitude d'étude simple (quand il était encore étudiant à la fin des années 1980) pour maximiser sa productivité et réduire le sentiment d'épuisement professionnel.

Il se concentre sur le travail en rafales courtes et intensément focalisées (20/30/40 minutes), puis sur une brève pause pour récupérer et recommencer.

La technique nécessite une minuterie et vous permet de décomposer votre grande tâche complexe en intervalles gérables.

Une fois que vous commencez une tâche, vous visez à la terminer avant de vous atteler à des tâches urgentes mais sans importance.

Méfiez-vous des «intimidateurs du temps»

Lorsque vous êtes sur l'horloge ou censé travailler, votre temps est pour votre travail. Protege le.

Ne dis pas plus souvent.

«Dire« non »signifie que vous avez le temps de vous concentrer sur votre propre création, vos tâches et vos projets, plutôt que de répondre et de réagir aux demandes.

Selon les mots de Paulo Coelho: «Lorsque vous dites OUI aux autres, assurez-vous de ne pas vous dire NON.»

Ne vous laissez pas entraîner dans des tâches pour lesquelles vous n'avez pas le temps.

Dire non est difficile, mais cela signifie que vous dites oui à la concentration et à la raison. Utilisez votre pouvoir de choix pour dire «Oui» ou «Non» quand vous le pensez.

À retenir

Tomber dans l'erreur de planification peut vous faire sentir surchargé.

Si vous êtes en mesure de reconnaître et de résoudre ce problème avant qu'il ne devienne incontrôlable, vous serez moins susceptible de lui permettre d'avoir un impact sur votre succès.

Le jugement humain est nul.

Ne vous fiez pas à votre jugement personnel et subjectif sur le temps que quelque chose est susceptible de prendre ou sur la façon dont il sera impliqué, car cela risque d'être nul.

Mesurez et comparez.

Dans quelle mesure les projets antérieurs ont-ils fonctionné en termes de PLAN par rapport au temps RÉEL qu'il a fallu pour terminer?

  • Qu'est-ce qui s'est bien passé?
  • Qu'est-ce qui ne s'est pas si bien passé?
  • Que pouvez-vous faire différemment la prochaine fois?

Comptez sur des preuves.

Suivez vos progrès et basez vos décisions sur des preuves passées.

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