Concevoir des sprints pour améliorer les processus organisationnels

Un Design Sprint est un processus ou un cadre d'une semaine qui aide à répondre aux questions critiques de l'entreprise grâce à la réflexion sur la conception, au prototypage et aux tests avec de vrais utilisateurs (ciblés). Il se compose de divers exercices et d'un travail d'équipe intense pour atteindre un résultat tangible plus rapidement. Pour en savoir plus, visitez la page Design Sprint de GV ou achetez The Sprint Book (c'est un excellent rapport qualité-prix).

Le NDA

Oui! Nous devons signer un NDA tout le temps et nous ne sommes pas autorisés à partager quoi que ce soit. Pourtant, j'ai eu la chance d'écrire cette histoire avec la permission du client. Je ne mentionnerai le nom de personne nulle part dans cette histoire. Je ne partagerai pas tout en détail, mais cela vous donnera un aperçu de la façon dont un Sprint de conception peut fonctionner pour les processus organisationnels. Je partagerai ce que nous et les membres du sprint avons ressenti, ce qui a mal tourné, ce qui a fonctionné, des conseils, l'apprentissage, etc.

Le faire pour améliorer les processus organisationnels

Au tout début de SprintCube, j'avais l'expérience de faire quelques Design Sprints pour des produits numériques. Et puis, nous avons reçu une demande d'une agence pour les aider dans les processus de développement. C'était une agence numérique, qui concevait et construisait des projets de commerce électronique.

Le défi

Le défi était de rationaliser les processus de développement. Presque aucun projet n'a été livré dans les délais fixés. En conséquence, les projets étaient en difficulté et ils n'étaient pas en mesure d'atteindre le retour sur investissement souhaité. C'est une vue d'ensemble du défi.

Ensuite, nous (moi et Narendra) avons plongé dans tout le processus, de «l'enquête à la livraison». Nous y avons vu des lacunes et sentions que ces besoins devaient être comblés. Dans l'ensemble, nous avons considéré que c'était un bon défi de lancer un Design Sprint.

Mais le problème pour nous était que nous n'avons jamais fait de Design Sprint pour les processus organisationnels. J'avais l'expérience de faire des sprints pour les produits numériques uniquement. Ils n'étaient donc pas 100% prêts (authentiques et évidents) à verrouiller une semaine entière de leurs collaborateurs clés pour améliorer leur processus.

Heureusement, le PDG de la société avait entendu parler du Design Sprint, c'était donc un plus pour nous. Mais, il y avait un mythe selon lequel les Sprints de conception ne peuvent être utilisés que pour les produits numériques. À ce stade, montrer quelques histoires de sprint m'a aidé à le convaincre. Il a également été ravi de le voir en action. Hou la la! La scène était prête.

Ne le dites pas, montrez-le. Cela fonctionne toujours mieux.

Se préparer pour le sprint

Tout d'abord, vous avez besoin d'un grand défi pour commencer avec un Design Sprint. Il devrait être suffisamment grand pour que le verrouillage du temps de 4 à 7 personnes clés pour toute la semaine semble devoir résoudre le défi. Et, nous avons eu ce gros défi.

Constituer l'équipe Sprint

L'ensemble du processus a impliqué des membres de divers départements tels que les ventes, l'analyse, le développement, les tests et la livraison. Nous avions besoin de personnes clés de chaque département pour exécuter le Sprint. Ils savaient comment tout fonctionnait au sein de leurs services. Ils savaient également comment les autres ministères travaillent dans leur processus. Nous avons donc choisi des responsables des ventes, de l'analyse, du développement, des tests et du chef de projet. De notre côté, Narendra était là avec eux. Nous avons construit une équipe Sprint de 6 personnes. J'allais faciliter le Sprint. Le PDG était le décideur. Il était tellement enthousiaste et excité de voir et de vivre un Design Sprint en action. Il était donc disponible tout le temps pour prendre les décisions. C'était un GRAND PLUS pour nous.

Trouver le moment idéal pour exécuter le Sprint

Nous allions exécuter un Design Sprint de 4 jours. Nous n'avions pas encore compris comment tester le prototype de processus (comme un prototype d'application), nous n'avons donc pas pris en compte le jour des tests utilisateur (jour 4). Nous avons donc dû verrouiller les 3 jours complets pour atteindre un prototype de processus. Nous avons décidé d'exécuter le Design Sprint lorsqu'il y a un calendrier moins serré pour les membres de l'équipe de sprint. Nous avons donc décidé de commencer mercredi plutôt que lundi.

Sauvegarde

Nous avons également préparé les deuxièmes meilleurs membres seniors de chaque département pour gérer le travail au niveau du département pendant le Sprint. Les chefs de département respectifs ont remis les informations nécessaires à leurs deuxièmes meilleurs membres afin qu'ils puissent prendre les mesures de suivi et les actions nécessaires sans avoir leurs chefs. Cela nous a vraiment aidés car les membres de Sprint ont pu se concentrer sur le Design Sprint sans se soucier de leur routine. De plus, nous prenions des pauses régulières pour qu'ils puissent rencontrer leurs équipes et faire des suivis.

Mise en place de l'attente

Il est important de définir les attentes avant de commencer le Sprint. J'ai recueilli les attentes de chaque membre de l'équipe Sprint. Je leur ai donné un aperçu de ce que nous allons faire chaque jour, expliqué rapidement les objectifs de chaque exercice du Design Sprint et quel en serait le résultat. Cela m'a aidé à aller plus vite avec le Sprint.

L'une des attentes était qu'ils obtiendraient une solution parfaite à chaque problème auquel ils étaient confrontés dans le cadre de leur processus. Veuillez noter que le Design Sprint ne vise pas à obtenir des solutions parfaites. Il s'agit d'obtenir des solutions qui peuvent fonctionner pour vous et de les tester plus rapidement; afin que vous puissiez itérer et vous améliorer rapidement.

Nous pensons qu'une solution parfaite n'existe pas dans le monde. Une solution ne peut qu'itérer et s'améliorer.

Jour 1

Ordre du jour: toute l'équipe travaille ensemble pour définir le défi et élaborer de nombreuses solutions qui, selon elle, peuvent résoudre le défi.

Nous avons déjà relevé les défis dans tous les départements avant de commencer le Sprint. Le PDG en tant qu'expert a présenté tous les défis à l'équipe Sprint. Le chef de projet était présent avec le PDG en tant que co-expert. Les membres de l'équipe ont recadré l'ensemble du défi sous la forme de HMW, et nous les avons classés. Après avoir regardé les HMW suspendus et classés sur le mur, ils ont commencé à comprendre où se trouvaient les plus grands défis.

Astuce: HMWs est l'étape où vous pouvez voir si quelqu'un de l'équipe a une mauvaise écriture. Si vous trouvez que c'est un problème, vous pouvez leur demander d'écrire tout dans CAPS tout au long du Sprint. Il vaut encore mieux ne pas attendre cette étape. Donnez-leur un marqueur et une note autocollante pour noter leurs attentes par rapport au Design Sprint. Cela vous donnera des idées sur ce que tout le monde attend et pense, et cela vous aidera tout au long de la semaine tout en facilitant. De plus, vous apprenez si quelqu'un a une mauvaise écriture au sein de l'équipe ou non.

Et puis, nous avons priorisé les HMW. Nous sommes passés par l'objectif à long terme et les questions de sprint.

Ensuite, nous avons créé une carte de parcours utilisateur. Nous avons commencé à cartographier les HMW avec la carte. Le but de cet exercice est de décider d'un objectif à cibler pour le reste du Sprint. Ici, nous avions une égalité pour décider de la cible. Nous avons obtenu deux parties différentes de la carte avec un nombre égal de HMW. Hmm… La question était de savoir quelle partie cibler et avancer. Une discussion a éclaté pendant 3 à 5 minutes. Enfin, nous avons décidé d'aller avec la cible sur le côté gauche.

Rappelez-vous: lorsque vous voulez décider d'un objectif et que vous avez un lien entre les zones de la carte, il est toujours préférable de choisir celui sur le côté gauche. Parce que c'est celui que les utilisateurs passeront en premier, puis celui du côté droit. Il est préférable de résoudre les problèmes qui surviennent au début du voyage et qui vous aideront à un stade ultérieur.

Nous avons eu beaucoup de high-fives , il est important de garder tout le monde sous tension. Nous avons pris une pause déjeuner. J'ai pris les commentaires de chacun sur leur expérience jusqu'à présent; afin que je puisse avoir des idées sur la façon de faciliter le reste du temps.

Ensuite, nous avons commencé avec les Lightning Demos. Tout le monde a adoré cet exercice car ils ont eu accès à Internet pour chercher des idées qui peuvent résoudre le défi, et ils ont présenté des idées à l'équipe.

Ensuite, nous avons commencé avec l'esquisse en 4 parties. Tout le monde a écrit des notes importantes de la première moitié. Ensuite, ils sont passés par les idées d'esquisse et les Crazy 8. Un des membres de l'équipe était comme; il n'est pas créatif. Participer à un sprint jusqu'ici lui a donné l'impression d'être créatif.

Et puis, nous avons pris une courte pause pour qu'ils puissent prendre l'air, le thé / café, consulter les e-mails, etc. Et nous étions à l'époque pour commencer avec le concept en 3 étapes. Chacun a pris 45 minutes pour élaborer ses propres solutions qui, selon lui, peuvent résoudre le problème. En conséquence, nous avons obtenu 6 solutions différentes au total (une solution par membre).

C'est la fin du Jour 1. Nous avons adoré voir toute l'équipe heureuse, car ils travaillaient tous ensemble mais seuls pour un objectif commun. Ils ont obtenu 6 solutions différentes au problème avec une discussion verbale (presque) nulle.

Jour 2

Ordre du jour: toute l'équipe sélectionne une solution ou des solutions à tester avec lesquelles elle souhaite aller de l'avant. Et, ils créent un storyboard de ce qu'ils vont tester.

Toutes les solutions du jour 1 étaient sur le mur. Les membres de l'équipe ont commencé à étudier des solutions et à les voter. Fondamentalement, nous avons dû générer une carte thermique à partir du vote.

Chaque membre de l'équipe a voté et présenté son choix de solution qu'il pense qu'il serait préférable de prototyper et de tester. C'est un exercice de soutien pour aider le décideur à prendre la décision finale.

Et puis, le décideur a été invité à prendre sa décision finale sur une ou des solutions qu'il souhaite prototyper et tester. Il a choisi une solution entière et une petite partie d'une autre solution.

Ensuite, toute l'équipe est passée par l'exercice de flux d'utilisateurs. À ce stade, nous avons pris une pause déjeuner.

Après la pause déjeuner, toute l'équipe a commencé à créer un Storyboard. Il s'agit d'un parcours utilisateur détaillé de la ou des solutions qui seront converties en prototype le jour 3. Fondamentalement, un storyboard est divisé en 8 cellules (étapes). Voici à quoi ça ressemble.

Un storyboard du Design Sprint Book

C'est la fin du Jour 2. Toute l'équipe a été tellement impressionnée par le Design Sprint. À la suite d'un travail d'équipe intensif de deux jours, ils ont eu un aperçu de la solution qui peut répondre à leur défi.

3e jour

Ordre du jour: créez un prototype à partir du storyboard pour le tester avec les utilisateurs ciblés.

Outil pour le prototypage

Comme nous faisions le Sprint pour le processus, nous avons décidé de créer une présentation du processus. Nous avons décidé d'aller avec Keynote. Vous pouvez également utiliser Microsoft PowerPoint ou Google Slides. Ou vous pouvez également créer un document à l'aide de Pages, Microsoft Word ou Google Docs.

Création d'un prototype

Nous avons dû rédiger (prototyper) l'ensemble du processus du storyboard dans une présentation. Nous avons examiné le storyboard et affecté chaque cellule au chef de département concerné pour rédiger le discours d'ouverture. Par exemple, deux cellules ont nécessité des actions majeures de la part de l'équipe commerciale, nous les avons donc attribuées au responsable commercial. Toute l'équipe a effectué des contrôles réguliers pour connaître l'état du prototypage.

En fin de compte, nous nous sommes tous réunis, avons collecté des diapositives de chaque membre de l'équipe et les avons assemblées en une seule présentation. Nous l'avons parcouru plusieurs fois à des fins de relecture et avons apporté les corrections nécessaires. Enfin, nous avions notre prototype de processus.

De l'autre côté, moi et le décideur étions en train de trouver comment tester le prototype parce que c'est un long processus d'un projet de l'enquête à la livraison.

Une bévue 🌪

Comment tester un prototype de processus qui peut prendre des semaines ou des mois? - C'était un gros défi. Le processus passerait par chaque département, et nous devions obtenir des commentaires des utilisateurs cibles (membres clés / supérieurs de chaque département). Nous avons donc décidé de leur expliquer le prototype du processus et prévoyons de commencer à le suivre en réel à partir de la semaine prochaine. Et nous avons décidé de recueillir des commentaires sur une base hebdomadaire. Nous n'avons reçu aucune rétroaction majeure de chaque ministère au cours de la première semaine. Nous avons attendu la deuxième semaine, la troisième semaine.

C'était décevant car nous n'obtenions pas de feedback assez rapidement. Il nous a fallu 3 semaines pour obtenir des commentaires. Une journée (jour 4) de tests utilisateurs convertis en 3 semaines. Et puis, nous avons fait un sprint d'itération pour itérer le prototype du processus. Il a fallu près de 6 semaines pour avoir confiance que le nouveau processus fonctionnerait maintenant.

L'erreur et l'apprentissage

La décision de mettre en œuvre le prototype du processus a été une grosse erreur. Nous avons en quelque sorte perdu l'élan. Nous devons nous rappeler qu'un Design Sprint ne consiste pas à implémenter et à obtenir de vrais commentaires, mais à trouver une solution et à obtenir des commentaires pour l'itérer.

Une fois que nous avons terminé avec le prototype de processus dans le sprint d'itération, nous n'avons présenté le prototype qu'à 5 personnes clés et avons reçu des commentaires. Cela a fonctionné pour nous mieux qu'une véritable mise en œuvre.

Un autre Sprint pour l'amélioration des processus

Un mois plus tard, nous avons eu une autre chance de travailler sur un processus très similaire. Encore une fois, nous devions améliorer un processus existant au niveau de l'organisation. Cette fois, nous avons eu l'expérience du Design Sprint précédent. Pour les tests utilisateurs, nous avons décidé de ne présenter le prototype du processus qu'aux utilisateurs cibles afin de recueillir des commentaires. Cela a mieux fonctionné pour nous dans le sprint d'itération précédent pour le processus. Cette fois aussi, cela a fonctionné pour nous. Nous avons reçu des commentaires en une journée, puis nous avons fait un sprint d'itération la semaine suivante. Et, cette agence était prête à mettre en œuvre le processus avec confiance en seulement 2 semaines. Yay!

Le résultat

Design Sprints a travaillé pour nous dans les deux cas ci-dessus.

Dans le premier cas, il a fallu plus de temps pour gagner en confiance, donc je dirais que cela a fonctionné en partie, mais cela a bien fonctionné pour améliorer le processus en 6 semaines. C'était encore plus court que leurs moyens par défaut pour arriver à un meilleur processus.

Dans le deuxième cas, cela a très bien fonctionné comme prévu. Les deux agences ont mis en œuvre le processus révisé dans leur routine.

Lorsque nous avons effectué le dernier suivi avec eux, ils ont dit qu'ils assistaient aux défis de niveau petit / modéré dans leur processus en utilisant uniquement Design Sprint. Maintenant, ils savent comment fonctionne un Design Sprint, ils n'exécutent pas un Sprint complet, mais ils en font certains exercices et itèrent leur processus organisationnel.

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Sprint heureux!

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