Bâtir des espaces

Comment nous avons utilisé la conception collaborative pour créer un bureau dynamique et inclusif

Un entrepôt de réparation de navires historique transformé en nouveau siège social de Gusto SF. [Images de Will Lopez]

Nous travaillions les uns sur les autres - entassés sur deux étages d'un ancien bureau à SOMA, luttant pour l'espace, des pantoufles partout. Notre petite startup avait dépassé son humble maison, et nous ne faisions qu'agrandir.

Il était temps de trouver une nouvelle maison, et vite. Les aménagements de bureaux typiques prennent de 9 à 12 mois, mais les startups condensent souvent ce processus en 6 à 9 mois. Gusto visait à achever sa construction dans un délai de quatre mois. Pas de pression, non?

Chez Gusto, nous sommes sacrément bons pour créer des outils en ligne pour les petites entreprises. Mais la conception d'un bureau était un tout nouveau défi. En tant que designer de marque, je passe mon temps à me concentrer sur notre croissance marketing, pas sur la croissance de nos employés ou de notre espace physique. Et maintenant, je devais concevoir un espace de bureau, un endroit où moi (et plus de 250 autres employés de Gusto) passerais plus de 8 heures par jour.

Mon collègue designer, Jason, et moi-même avons été initialement impliqués dans le projet de conception de bureau pour aider à certaines décisions esthétiques, mais notre rôle s'est rapidement étendu et évolué. Nous avons vu ce projet comme une occasion parfaite d'appliquer la pensée design - en approfondissant les besoins de l'entreprise et en explorant des moyens uniques d'intégrer la culture Gusto dans le nouvel espace, tout en créant un système que nous pourrions intégrer dans les futurs bureaux.

Vieux os, nouveaux défis

Qu'ont en commun un entrepôt de réparation de navires historique et un groupe de passionnés de résolution de problèmes pour les petites entreprises? Plus que ce que vous attendez. Les constructeurs du passé ont passé le flambeau à une nouvelle génération de constructeurs, mais nous sommes des constructeurs d'un type différent. Nous travaillons pour créer un monde où le travail donne une vie meilleure.

Pier 70 est considéré comme le complexe industriel le plus intact à l'ouest du Mississippi! Le bâtiment 113, notre nouvelle maison, était un atelier d'usinage dans une vie passée.

Nous avons commencé avec un entrepôt historique sur le Pier 70 dans le Dogpatch avec un énorme potentiel. Ce bâtiment a déjà eu tellement de vies - utilisé à l'origine pour la construction et la réparation de navires pendant la Seconde Guerre mondiale, laissé inoccupé pendant des années avant d'être démoli, et maintenant une maison pour plus de 250 employés Gusto.

Alors, comment concevez-vous un espace de bureau qui vous est propre?

Étape 1: impliquer l'entreprise

Tout d'abord: nous devions impliquer ceux qui utiliseraient l'espace au quotidien. C'est vrai, les gens obsédés par les petites entreprises vêtus de pantoufles que j'ai mentionnés plus tôt. La conception par consensus est délicate et peut finir par diluer une vision, mais concevoir un espace sans la contribution de ses utilisateurs est plus risqué. Nous avons pris le pouls de la société à travers une série de brainstormings de groupe, nous assurant que nous étions tous en phase et que nous aurions pu ignorer des opportunités de surfaçage. Nous sommes un groupe excentrique, dynamique et passionné chez Gusto, et il était temps que notre bureau incarne nos valeurs et notre personnalité.

Nous avons lancé le post-it et réfléchi sur des sujets allant de l'apparence et de la convivialité du bureau à la façon de mettre en valeur nos clients.

En créant un forum ouvert permettant aux employés d'exprimer leurs opinions, nous avons pu recueillir des commentaires et identifier les tendances. Obtenir leurs pensées à l'avance a porté ses fruits. Les informations que nous avons tirées des brainstormings nous ont aidés à prendre des décisions sur tout, des noms de salle de conférence aux coins confortables, en passant par les tissus de canapé et plus encore. Lorsque tout le monde a finalement pu expérimenter l'espace par lui-même, ils ont vu des éléments de leurs idées dispersés partout. Cela leur a permis de se sentir plus connectés à l'espace parce qu'ils avaient une main dans la conception.

Étape 2: Extraire les informations clés

Après les remue-méninges, nous avons passé au crible nos apprentissages. Il ne manquait pas de preuves que notre bureau précédent ne permettait plus aux gens de faire leur meilleur travail, et la majorité des commentaires étaient une réponse directe à cela.

Après avoir rassemblé les attentes de chacun, nous avons élaboré une liste de non-négociables:

  • Amener nos clients au premier plan
  • Accueillir et encourager la collaboration
  • Inspirez visuellement toutes les équipes
  • Offrir des zones de décompression et de travail silencieux
  • Créez un bureau dynamique et transformateur
  • Organisez un espace confortable sans sacrifier la sophistication
Jason et moi avons rassemblé des tableaux d'humeur pour chaque espace, ainsi que les objectifs, les exigences fonctionnelles et les sentiments que chaque espace devrait évoquer.

Après avoir distillé ces plats à emporter, nous avons créé une source unique de vérité détaillant chaque espace dans le bureau. Cette documentation est devenue un langage visuel partagé entre notre équipe, les décideurs de Gusto et Gensler, la firme de design d'intérieur avec laquelle nous avons travaillé. Il a placé une étoile du nord pour toutes les décisions et révisions à venir.

Étape 3: Gardez tout le monde à jour et excité

Que l'espace sur lequel vous travaillez soit une seule salle de conférence dans un bureau existant ou la construction d'un bâtiment entièrement nouveau, il est important de maintenir l'énergie et l'élan. Chez Gusto, nous avons créé une chaîne Slack ouverte à l'entreprise dans laquelle ils pouvaient poster des questions, et dans laquelle nous pouvions les agrémenter de mises à jour et de prises de vues. Nous avons partagé nos progrès lors de All Hands à l'échelle de l'entreprise, mais nous avons gardé quelques surprises sous le capot jusqu'au grand déménagement.

Étape 4: évoluer ensemble

À moins que vous n'ayez un budget énorme ou un calendrier incroyablement généreux, il est peu probable que tout soit 100% complet pour le premier jour. Nous avons fait de notre mieux pour préciser que la construction de Gusto comporterait des phases et des délais partagés pour les «mises à jour du deuxième jour», ou des mises à jour qui seraient effectuées après notre emménagement initial. Une conception de bureau n'est jamais complète. Les équipes se développent et s'agrandissent, les cultures et les besoins évoluent, et un espace doit évoluer avec lui.

Le produit fini

Voici quelques-unes des approches que nous avons utilisées pour concevoir un espace qui a pris en compte les besoins que nous avons décrits ci-dessus.

Adoucir l'espace industriel avec des caractéristiques confortables

L'un des principaux enseignements des remue-méninges était que tout le monde voulait juste un espace confortable. Le travail devait se sentir comme à la maison. Pour nous, «maison» se traduit par confortable, chaleureux et accessible, mature mais pas prétentieux. Les zones de travail silencieux et de décompression étaient très demandées. La verdure et les matériaux naturels reviennent sans cesse. Ces thèmes récurrents nous ont guidés alors que nous remplissions le bureau de recoins et d'espaces de salon, chacun orné de meubles confortables mais fonctionnels pour tous les styles de travail.

Le bureau dispose de nombreux coins et espaces confortables pour se lever et se mettre au travail. [Photos de Jenna Carando]Nous nous sommes associés à un client de Gusto, Planted Design, pour ajouter un mur vivant à notre zone de réception, adoucissant ainsi l'espace industriel. [Photos de Jenna Carando]

Toutes les mains se réunissent pour mettre en lumière nos clients

L'un de nos éléments non négociables dans l'espace mettait en lumière nos clients. L'amour de nos clients est ce qui nous alimente - Gusto existe pour améliorer leur vie, les aidant à se concentrer sur la gestion de leur entreprise tout en gardant leur paie, leurs ressources humaines et leurs avantages sociaux en douceur.

Maquette initiale de Camélia de la murale sur le mur.

Nous avons repris le mur de 40 pieds de long dans l'espace All-Hands et l'avons transformé en notre plus grand projecteur client. Notre objectif était que toutes les mains peignent la peinture murale toutes mains. Nous avons créé une peinture murale collaborative peinte par nombre, illustrée par notre propre Camellia Neri, qui a donné vie à nos clients - du comptable au barista; du vétérinaire au technicien. Au cours de la première semaine dans le nouveau bureau, tous les employés de Gusto ont été invités à aider à peindre le mur!

Les employés de Gusto sortent les pinceaux et participent à la murale collaborative peinture-par-numéros  [Photos par Jenna Carando]

Infusant notre marque et notre personnalité

L'idée d'une enseigne au néon est venue dans un des brainstormings, emballant beaucoup de sens. La phrase elle-même est un jeu sur notre mission: créer un monde où le travail donne une vie meilleure. Le néon est à la fois un clin d'œil à nos employés et clients, respirant la passion, le dynamisme et l'énergie. C'est aussi une référence subtile aux panneaux «ouverts» visibles dans les fenêtres des petites entreprises à travers le pays. J'ai travaillé avec un artiste local en enseigne au néon pour transformer mon lettrage Live with Gusto en ce moment de marque éclatante (un projet de rêve total pour moi!)

Nous avons visité le chantier de construction avec une impression de 6 x 6 pieds du panneau pour tester la visibilité et la lisibilité dans tout le bureau.L'enseigne au néon illumine la mezzanine supérieure  [Photo par Jenna Carando]

À San Francisco et à Denver, nous utilisons nos salles de conférence comme une autre occasion de mettre en lumière nos clients. Les chambres sont décorées sur le thème des petites entreprises, et la signalisation que nous avons utilisée est basée sur des affiches de la vieille école utilisées par les petites entreprises.

Quelques-uns de mes noms de salle de conférence préférés: Donut Factory , Bait & Tackle  et Surf Shack ‍ [Photo de Jenna Carando]

En constante évolution

Nous sommes ravis de continuer à améliorer le bureau, en intégrant nos clients et plus de moments de marque à l'avenir. Gusto se développe rapidement et la fondation que nous avons créée avec ce bureau nous permettra de nous étendre à de nouveaux espaces d'une manière qui nous est fidèle. Au moment où j'écris ces lignes, un nouvel espace est en cours de construction à Denver pour accueillir nos équipes en constante évolution.

En attendant, nous avons une place de premier plan pour les changements passionnants à venir au Quai 70. Aujourd'hui, ce quai historique est un mélange de terrains vacants et d'entrepôts en détérioration avec de grands projets pour l'avenir. Au cours des prochaines années, le Pier 70 deviendra un front de mer ouvert plein de sentiers, d'espaces de fabricants, de maisons et d'événements communautaires.

Un véritable effort d'équipe

Transformer cet entrepôt historique du Dogpatch's Pier 70 en notre nouvelle maison a été un énorme effort et le résultat de tant de contributeurs intelligents et créatifs. Nous sommes très reconnaissants envers tous les partenaires et collaborateurs qui nous ont aidés à donner vie à cet espace.

Le «salon» de Gusto [Photo par Jenna Carando]

Quelle est la prochaine étape pour Gusto?

Nous embauchons actuellement pour des tonnes de rôles (y compris la conception!) Et nous aimerions vous avoir avec vous pour la balade. Nous avons l'opportunité de façonner ensemble l'avenir de Gusto