Budgétisation et planification des startups

Un cadre pour les fondateurs et les bailleurs de fonds

Clem Onojeghuo, https://www.pexels.com/u/conojeghuo/

La nouvelle année apporte une multitude de revues de fin d'année, de résolutions et de prévisions pour la nouvelle année.

Planifier, c'est mieux que prévoir…

Au cours des dernières semaines de l'année, chez InReach Ventures, nous passons la plupart de notre temps à aider et à soutenir les fondateurs dans leur exercice de planification. Le livre le plus inspirant pour aider à réfléchir à la pertinence du processus de planification est High Output Management d'Andy Grove.

En écoutant les bailleurs de fonds, nous avons appris que les règles du jeu suivantes s'appliquent à un bon processus de planification:

1 - Il existe un processus de planification unique. Leur clé consiste à ajuster le processus en fonction: a) des besoins / exigences spécifiques; (b) le stade de la société; © la culture de l'organisation.
2 - Au début du parcours de création d'entreprise, l'inconnu est souvent écrasant. Cela ne signifie pas que vous pouvez ignorer la planification, mais plutôt créer un processus de planification capable de s'adapter et de s'ajuster rapidement en fonction des nouveaux apprentissages.
3 - Il n'y a pas de temps pour planifier. En réalité, l'absence d'un processus de planification est le résultat d'un faible niveau de discipline de gestion et d'une attitude de gestion par l'espoir. Souvent, les nouveaux fondateurs, tout en ayant une solide discipline en matière de produits et de technologies, peuvent souffrir dans les domaines de la gestion générale.

Étant donné les règles du jeu ci-dessus, c'est le type de cadre de planification générique que nous avons vu adopté à quelques reprises par les fondateurs.

Fig.1 - Processus de planification des start-ups, par InReach Ventures
1 - Évaluer le positionnement de l'entreprise

Souvent, au début du processus de création d'entreprise, les fondateurs définissent la marque de l'entreprise comme un logo et oublient de se poser des questions beaucoup plus complexes telles que: que défendons-nous? Quel est notre positionnement par rapport à la dynamique de marché existante? Notre positionnement correspond-il à notre culture interne?

Le positionnement n'est pas une activité ponctuelle mais un processus évolutif. C'est pourquoi nous pensons que c'est une bonne pratique pour les fondateurs de contester une fois par an leur positionnement actuel et pour de bons bailleurs de fonds d'aider dans le processus.

Une lecture classique sur ce sujet est Positioning: The Battle for Your Mind par Al Ries.

2 - Identifier les étapes clés à atteindre avant le prochain événement d'entreprise clé

Les bailleurs de fonds ont l'avantage d'être déconnectés des opérations commerciales quotidiennes. Par conséquent, dans une relation saine, les fondateurs ont tendance à utiliser les bailleurs de fonds comme conseils de réflexion stratégique.

Au début du processus de création d'entreprise, le prochain événement clé de l'entreprise est probablement un nouveau cycle de financement. Les fondateurs doivent être très précis dans la définition de quelques jalons clés (c'est-à-dire des points de validation) qui doivent être atteints pour atteindre avec succès la prochaine ronde de financement.

Chez InReach, nous avons appris de nos entrepreneurs ce qui suit:

1 - Les jalons doivent être <= 5. Trop de jalons vont à l'encontre d'un des objectifs clés de cette étape de planification: cristalliser l'orientation stratégique de l'entreprise.
2 - Chaque jalon doit être spécifique et mesurable pour éviter toute sorte d'ambiguïté. Quelques exemples:

Fausse route

Identifier l'adéquation au marché des produits

La bonne façon

Atteignez un MRR de 80 000 $ avec une croissance mensuelle de 10% et un taux de désabonnement négatif (l'expansion du mrr générée par les clients existants est supérieure à celle du mrr perdue par les clients en rotation)

Fausse route

Avoir une équipe de gestion complète

La bonne façon

Embauche VP Eng, Head of Growth, Head of Finance. Intégrez-les dans l'organisation et faites exécuter au moins 2 trimestres d'OKR par chacun d'eux

Certaines personnes appellent ce processus des OKR stratégiques.

3 - Définissez un budget de 12 mois

Les bons fondateurs et bailleurs de fonds savent bien qu'à n'importe quelle étape du processus de création d'entreprise, le budget n'est pas un exercice de tableur mais une activité de planification ascendante. Pour les startups en démarrage, cela n'a aucun sens d'essayer de rendre le budget trop complexe avec des hypothèses et des formules complexes impossibles à valider. En travaillant avec les fondateurs, voici ce que nous avons appris comme un processus budgétaire simple:

1 - Tout commence par une conception organisationnelle qui peut évoluer au cours des 12 prochains mois et une définition claire de chaque «à embaucher».
2 - Une feuille de route produit de haut niveau est un outil clé pour pouvoir évaluer la conception organisationnelle et le dimensionnement de l'allocation des ressources.
3 - Définition claire d'un plan marketing avec un niveau de définition des tâches approfondi, à nouveau pour alimenter la conception / le ressourcement de l'organisation.
4 - Selon les caractéristiques de l'entreprise, un plan de vente avec des moteurs clairs qui est retracé dans l'organigramme. C'est également sur cette base que reposent les principales hypothèses de revenus.

Une relation fondateurs / bailleurs de fonds saine est d'abord et avant tout une discussion approfondie sur l'organisation et le niveau d'adaptation avec: (1) la feuille de route du produit; (2) le plan marketing et (3) le plan commercial. La modélisation du budget est alors un exercice d'allocation des ressources dans le cadre des contraintes de trésorerie actuelles de l'entreprise.

La feuille de route du produit, le plan marketing et le plan de vente doivent être directionnels et doivent fournir le bon niveau de détail pour permettre des compromis appropriés sur les ressources.

Le budget est un outil flexible et en tant que tel évolue et change au cours de l'année en fonction des nouveaux apprentissages. Dès que les apprentissages rendent le budget obsolète, une nouvelle prévision doit être générée et la conception organisationnelle, la feuille de route du produit, le plan marketing et le plan de vente doivent évoluer en conséquence. Les bailleurs de fonds à un stade précoce doivent se sentir à l'aise avec les changements en cours et devraient encourager les fondateurs à apporter ces changements.

La relation fondateurs / bailleurs de fonds dégénérera en un manque de transparence si l'une ou l'autre partie résiste à ce changement. Le budget et les plans sur lesquels il s'appuie seront basés sur des hypothèses incorrectes. C'est la gestion par l'espoir.

4 - Définir les OKR trimestriels

Pour terminer le processus de planification, la dernière étape consiste à aller plus loin en zoomant sur des objectifs trimestriels spécifiques et des résultats quantifiables. Cette vidéo rapide de John Doerr est un excellent message inspirant. Nous encourageons tous les fondateurs et bailleurs de fonds à regarder également la vidéo et la transcription de Rick Klau sur OKR.

Il n'y a pas deux fondateurs qui appliquent les OKR de la même manière, mais au fil des années, c'est ce que nous avons appris:

1 - Il existe une différence majeure entre les MBO (gestion par objectifs) et les OKR (objectifs et résultats clés). Ceci est un excellent article sur le sujet.
2 - Lorsque l'entreprise est encore petite, la réunion trimestrielle OKR est un excellent forum pour tous les employés. Cela aide vraiment à construire et à renforcer la culture d'entreprise.
3 - Un avantage clé des OKR est qu'ils aident beaucoup à l'alignement: cela signifie une meilleure communication, clarté et objectif pour toute l'équipe. Afin de faciliter l'alignement, le point de départ est d'identifier 1 à 3 objectifs trimestriels à l'échelle de l'entreprise. Les fondateurs trouvent très difficile de définir le «thème» d'un trimestre avec seulement 1 à 3 objectifs. Surtout au début du processus de création d'entreprise, c'est un must absolu. Les meilleurs bailleurs de fonds peuvent être d'excellents conseils aux fondateurs pour réfléchir à des objectifs à l'échelle de l'entreprise.
4 - Les fondateurs ont tendance à utiliser différentes méthodologies d'alignement. Quelques bons articles de blog sur le sujet sont ceci ou cela ou cela.

Les fondateurs appliquent le cycle de planification ci-dessus de différentes manières en fonction de la nature de leur entreprise, de leur expertise et du niveau de maturité de l'organisation. Pour être des caisses de résonance crédibles et pertinentes, les bailleurs de fonds devraient vraiment adopter ces techniques pour gérer leurs propres entreprises.