12 stratégies qui m'aident (et 108 employés) à vaincre la procrastination

Photo d'une réunion de l'équipe JotForm

On sait que je dois éviter une tâche: aller chez le dentiste.

Et il semble que je ne sois pas seul.

Dans une étude britannique de 2015, la visite chez le dentiste était n ° 6 sur une liste des 10 activités les plus courantes que les gens procrastinent.

Cela me semble parfaitement logique. Même un nettoyage de routine est inconfortable, avec tout ce grattage, aspiration et polissage. Sauf si vous êtes à l'agonie, il est si facile de reporter le prochain rendez-vous.

Cependant, la chaise du dentiste est l'une des seules choses que j'évite.

12 ans après la création de mon entreprise, JotForm, je peux honnêtement dire que je ne procrastine plus - et ce n'est pas parce que j'ai une volonté surhumaine.

Au lieu de cela, j'ai développé des systèmes et des tactiques qui rendent presque impossible de retarder ce qui doit être fait.

Pourquoi ne puis-je pas travailler?

Avant de pouvoir battre la procrastination, il est important de comprendre pourquoi nous le faisons.

L'auteur James Clear explique que des philosophes grecs, dont Socrate et Aristote, ont développé le mot akrasia pour décrire l'état d'agir contre votre meilleur jugement.

En termes modernes, Clear dit que nous avons tous un Moi Présent, qui veut une gratification instantanée, et un Moi Futur, qui valorise les récompenses à long terme:

«… Tandis que le Moi futur peut fixer des objectifs, seul le Moi présent peut agir.
Lorsque vient le temps de prendre une décision, vous ne faites plus de choix pour votre futur moi.
Maintenant, vous êtes dans le moment présent, et votre cerveau pense au Soi Présent. »

La procrastination ressemble souvent à l'auto-sabotage. Votre Soi Présent l'emporte sur votre Soi Futur afin d'obtenir ce qu'il veut - dès maintenant.

Quand j'ai commencé mon parcours entrepreneurial, j'ai fait un choix conscient de jouer le long jeu. J'ai démarré l'entreprise et nous avons progressé lentement, passant d'une poignée d'utilisateurs en 2006 à plus de 3,5 millions aujourd'hui.

Je n'ai peut-être pas compris le bras de fer psychologique entre mon Moi Présent et Futur, mais je savais que chaque petit pas s'additionne. J'ai travaillé de façon cohérente et j'ai appris à gérer mes propres déclencheurs de procrastination.

Maintenant que nous avons plus de 100 employés sur deux continents, nous avons également créé une culture anti-procrastination.

Selon nos collègues, consultants et clients (à qui je fais confiance pour nous dire la vérité), notre équipe fait le travail. Nous travaillons rapidement et efficacement, sans s'épuiser dans le processus.

Quand la procrastination alimente la créativité

Tout en évitant vos tâches peut avoir des conséquences difficiles, toutes les procrastinations ne sont pas créées égales.

Dans un article du New York Times de 2016, le professeur de gestion et de psychologie Adam Grant partage une expérience menée par un ancien étudiant, Jihae Shin.

Shin soupçonnait que la procrastination pouvait réellement stimuler la créativité, elle a donc conçu une expérience où les participants développent de nouvelles idées commerciales.

  • Certains ont été invités à commencer immédiatement le remue-méninges,
  • tandis que d'autres ont été autorisés à tergiverser en jouant au Démineur ou au Solitaire avant de plonger.

Lorsque les évaluateurs indépendants ont évalué les idées commerciales, les plans des procrastinateurs étaient 28% plus créatifs.

«Lorsque les gens jouaient à des jeux avant d'être informés de la tâche, il n'y avait pas d'augmentation de la créativité», écrit Grant. «Ce n'est que lorsqu'ils ont appris la tâche pour la première fois et qu'ils l'ont différée qu'ils ont envisagé d'autres idées nouvelles. Il s'est avéré que la procrastination a encouragé une pensée divergente. »

Grant mentionne Steve Jobs, Bill Clinton, Frank Lloyd Wright et le scénariste Aaron Sorkin comme des exemples de penseurs très créatifs et accomplis qui étaient (et sont) des procrastinateurs chroniques.

La ligne entre ralenti et inspiré

Alors, comment savez-vous la différence entre un délai raisonnable, induisant la créativité et la procrastination destructrice?

Dans un article pour The Atlantic, l'auteur Derek Thompson dit que nos émotions détiennent la clé. Il pointe le travail du professeur de psychologie Joseph Ferrari et explique que nous tergiverser pour deux raisons:

"(1) Nous retardons l'action parce que nous sentons que nous sommes de mauvaise humeur pour terminer une tâche, et (2) Nous supposons que notre humeur changera dans un avenir proche."

Nous faisons des excuses familières, comme «Je vais avoir ce morceau de tarte maintenant et travailler très dur au gymnase demain.» Le cycle continue et nous nous retrouvons dans «La boucle de la procrastination maudite».

Il n'est pas toujours facile de faire la différence entre un pas en arrière sain et un évitement classique, mais je conviens que cela nécessite un check-in émotionnel.

J'aime me demander à moi-même et à mon équipe pourquoi nous attendons - pour terminer une tâche, prendre une décision ou résoudre un problème - et si ce retard nous sera vraiment utile.

Je suis également un grand partisan de la stabilité. Vous ne pouvez pas esquiver les failles de procrastination si vous luttez toujours contre les incendies, à la fois dans votre travail et dans votre vie personnelle.

Par exemple, si le serveur est toujours en panne, essayez de résoudre la cause première. Ne continuez pas à résoudre le même problème. Créez des systèmes détendus, reproductibles et sensés qui vous soutiennent réellement.

Comment notre équipe reste productive et heureuse

Chez JotForm, notre personnel travaille en petites équipes interfonctionnelles. Chaque groupe a le pouvoir de prendre et d'exécuter ses propres décisions. Ils ont de l'espace et de l'indépendance.

Nous essayons également de:

1. Écraser l'indécision et les inconnues

Les questions sans réponse peuvent conduire à la procrastination. Nos équipes de 4 à 5 membres travaillent toutes sur le même projet, elles n'ont donc pas à attendre que quelqu'un d'autre leur donne le feu vert. Ils n'ont pas non plus de mal à mettre tout le monde dans la même pièce (et sur la même page). Plus vous avez de réponses, plus il est facile d'avancer.

2. Collaborez en temps réel

Lorsque nous sommes coincés, nous utilisons souvent une technique appelée copilote. Deux personnes s'asseoiront ensemble sur le même ordinateur et discuteront du problème. Ils partagent des techniques et des idées. Nous co-pilotons également afin de former de nouveaux collaborateurs. Non seulement il est idéal pour apprendre et passer à travers les blocs, mais il empêche les retards. Quelqu'un vous regarde littéralement travailler, vous ne pouvez donc pas changer de tâche ou vérifier pendant un certain temps.

3. Décomposez-le

Découpez les grands projets en petites étapes gérables. Vous éviterez les goulots d'étranglement et la frustration, tout en profitant de la récompense d'un progrès constant. Chaque petite action aide à éliminer les frottements et à vous rapprocher d'un état fini.

4. Réduire la bureaucratie

L'attente tue la productivité. Il bloque les progrès de l'équipe et draine l'excitation. Nous essayons de maintenir un bureau rationalisé qui permet aux gens d'agir. Très rarement, notre personnel doit approuver son travail. Au lieu de cela, il est intégré à nos structures organisationnelles et de projet.

5. Planifiez une poussée d'équipe

Nous pensons que les tâches inachevées sont l'ennemi. C'est une philosophie que j'ai tirée des philosophies du Lean Manufacturing et du Toyota Production System. Par exemple, nous encourageons les débits courts (temps du début à la fin) et évitons d'avoir de grands «inventaires» de travail restant. Lorsqu'une personne entame un processus difficile, d'autres personnes peuvent se joindre à l'effort et se pousser en équipe. Ensemble, vous pouvez terminer à peu près n'importe quoi.

6. Exploiter la dynamique

Lorsqu'un objet est au repos, il est difficile de le remettre en mouvement. Nous connaissons tous la difficulté à quitter le canapé et à aller au gymnase. La même idée s'applique aux équipes. Lorsque votre équipe a de l'énergie et de la productivité, il est plus facile de continuer. Si l'équipe est bloquée, en attente de réponses ou de motivation, il est difficile de redémarrer le moteur. Restez en mouvement et vous éviterez les pièges de productivité.

7. Montrez votre travail

Nous avons une règle pour les jours de démonstration du vendredi: vous devez montrer votre travail sur le produit en direct. Cela motive tout le monde à terminer ce qu'ils ont commencé. Il récompense également les progrès réels, quelle que soit la taille de la tâche.

8. Rendre les projets visibles

Notre e-mail quotidien de l'équipe répertorie tous les bogues de produits ouverts et indique qui a résolu les derniers. Les gens veulent se voir du côté «fixe». C'est passionnant de suivre les améliorations et cela crée un sentiment de responsabilité. Cela garde tout le monde sur la bonne voie.

Des systèmes qui m'aident à écraser la procrastination

Voici comment j'évite le piège du bricolage de demain.

1. Travail et jeu séparés

Quand je m'assois à mon bureau, je ne fais que travailler. Je n'ouvrirai pas Facebook ou ne lirai pas d'article commercial. Il a fallu de nombreuses années pour développer cet état d'esprit, mais maintenant c'est une réponse automatique. Je me mets au travail et je me mets au travail. Nous essayons également de maintenir un environnement de bureau calme et productif qui favorise la concentration et le flux.

2. Faites d'abord la tâche la plus difficile

Vous avez probablement entendu parler de manger la grenouille. S'attaquer immédiatement à votre tâche la plus importante ou la plus compliquée est une approche qui fonctionne vraiment. Il est plus facile de bien penser lorsque votre cerveau est reposé et que vous ne vous êtes pas laissé aller à la fatigue de décision.

3. Profitez des récompenses

Une boîte de réception vide me fait plaisir. Le traitement des e-mails n'est pas la partie la plus excitante de ma journée, mais j'aime ce sentiment d'accomplissement et de contrôle. La satisfaction instantanée se sent bien, mais terminer ce que vous vous apprêtez à faire est encore mieux - et j'essaie toujours de m'en souvenir si je suis tenté de tergiverser.

4. Fixez des délais

Des contraintes arbitraires peuvent vous aider à démarrer, ce qui est souvent la phase la plus difficile de toute tâche. Si vous avez du mal à nettoyer votre maison, par exemple, commencez par une seule pièce. Vous pouvez simplement continuer et terminer le tout. Même si vous ne le faites pas, vous avez créé un véritable élan. Ou essayez la technique de Pomodoro, où vous travaillez sans interruption pendant 25 minutes, puis faites une courte pause avant d'en enregistrer 25 autres. Les «pomodoros» s'additionnent rapidement pour créer de réels progrès.

5. Suivez une commande stricte

Je réponds toujours en premier à mes plus anciens e-mails. Je ne saute jamais. Cela m'oblige à aborder les problèmes et les questions immédiatement, au lieu de les enregistrer pour plus tard. Vous pouvez également essayer la stratégie de Seinfeld pour développer une chaîne ininterrompue d'efforts quotidiens.

Ces tactiques anti-procrastination ne sont peut-être pas bouleversantes, mais elles fonctionnent pour moi - qui est la pointe la plus importante de toutes.

Expérimentez sur vous-même. Essayez différentes approches et voyez ce qui fonctionne le mieux.

N'oubliez pas que la procrastination est naturelle et humaine, alors ne vous battez pas lorsque vous vous glissez dans la boucle du destin.

Relevez-vous, secouez le brouillard et réfléchissez à la façon de servir votre Moi futur.

Maintenant, si vous m'excusez, je pars pour réserver du temps de qualité avec mon dentiste.